DEA GUSTRIARIN MARYADI
11115621
2KA01
Pengertian Struktur dan Desain Organisasi
Struktur adalah
cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah
berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.
Struktur
Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi
yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan.
Struktur
organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompok- kan,
dan dikoordinasikan secara formal.
Struktur
organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah
organisasi.
Selain memiliki
struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.
Desain
organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan
keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan,
dan departemen.
Dengan demikian,
keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah
struktur organisasi.
Keputusan Manajerial dan Tiga Dimensi Struktur
Organisasi
a.
Keputusan
Manajerial
Pengambilan
keputusan (decision making) adalah proses identifikasi masalah dan kesempatan
kemudian memecahkannya. Pengambilan keputusan yang baik merupakan bagian vital
dari maanjemen yang baik, karena keputusan-keputusan yang menentukan bagaimana
suatu cara organisasi menyelesaikan masalah, mengalokasikan sumber daya dan
meraih sasaran.
4
keputusan manajerial sebagai pembentuk struktur organisasi
meliputi :
1.
Pembagian
kerja, menyangkut kadar dari spesialisasi pekerjaan. Para manager membagi
seluruh tugas organisasi menjadi pekerjaan-pekerjaan khusus yang tersusun dari
aktivitas-aktivitas khusus. Secara ringkas dapat dinyatakan bahwa
pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat prestasi organisasi melalui
minimisasi ketergantungan pada individu-individu tertentu atau perpindahan yang
percuma komponen-komponen pekerjaan besar. Disamping itu, pembagian kerja
(spesialisasi) mengandung konsekuensi- konsekuensi pada perilaku para karyawan,
seperti menurunkan keterlibatan dan kepuasan kerja karyawan, menimbulkan
kebosanan karena pekerjaan menjadi monoton, mengakibatkan tingkat keterkaitan
karyawan lebih rendah dan kehilangan motivasi yng mengarah kepada
ketidakefisienan.
Contoh : Seorang
Account Representative pada Kantor Pajak yang memiliki pekerjaan khusus seperti
pengawasan kepatuhan kewajiban perpajakan, melaksanakan bimbingan dan
melaksanakan himbauan kepada Wajib Pajak (WP).
2.
Pendelegasian
Kewenangan.
Proses pembagian
kewenangan dari atas ke bawah dalam organisasi. Pendelegasian kewenangan
(delegation of authority) mengacu secara khusus pada kewenangan pengambilan
keputusan, bukan melakukan pekerjaan. Pendelegasian kewenangan memiliki efek
positif pada pengembangan manager professional, dan membawa iklim persaingan
dalam organisasi.
3.
Pembagian
Departemen.
Cara organisasi
dibagi secara structural. Pembagian departemen ini dapat dikelompokkan menjadi
pembagian departemen berdasarkan fungsinya (functional departementalization),
berdasarkan wilayah (geographic departementalization), berdasarkan produk
(product departementalization), berdasarkan pelanggan (customer
departementalization).
Departementasi
yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:
a.
Waktu
dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.
b.
Pelayanan
(Service) yang mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis
dalam suatu kapal pesiar.
c.
Langganan
dapat terdiri dari departemen penjualan industri, pedagang eceran, pemerintah,
militer dan konsumen akhir.
d.
Peralatan
dapat diperinci, misal didalam kelompok produksi, menjadi Departemen
pemotongan, perakitan dan pembungkusan.
e.
Urutan
angka (alpha-numerical) dapat digunakan dalam pelayanantelephone dimana
nomor-nomor 0000-5000 ditempatkan dalam satu Departemen dan nomor-nomor
5001-9999 dalam Departemen lain.
Semakin
besar dan kompleks suatu organisasi, akan sangat logis bila digunankan tipe
Departementasi organisasi kombinasi berbagai tipe diatas, yang dikenal
segabai desain organisasi campuran (hybird design) atau sering juga
disebutmixed departementation.
Sebagai contoh,
suatu perusahaan industri besar mungkin diorganisasi menurut wilayah pada
tingkat horizontal pertama, dan tingkatan-tingkatan selanjutnya diorganisasi
atas dasar produk, fungsi, peralatan dan waktu.
Departementasi fungsional. Pendekatan
fungsional untuk mengelompokan kegiatan-kegiatan organisasi ini mungkin
merupakan tie Departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam
merancang struktur organisasi. Departementasi fungsional dapat dijumpai dalam
semua tipe organisasi. Sebagai contoh, dalam suatu organisasi Manufacturing,
fungsi-fungsi vital yang memungkinkan perusahaan beroperasi dan menjaga
kelangsungan hidupnya.
Kebaikan utama
Departementasi fungsional adalah berkaitan denan aspek-aspek positif
spesialisasi . secara teoritis, fungsionalisme akan mengingkatkan efisiensi dan
memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis.
Departementasi produk. Dengan
berkembangnya organisasi formal departemetasi fungsional menjadi semkain sulit
dan tidak praktis lagi. Dalam hal ini, manajemen dapat membentukdivisi-divisi
setengah otonom, yang masing-masing dirancang, memproduksi dan memasarkan
sendiri produk-produknya. Setiap produk atau lini produk dikelola oleh seorang
manajer yang bertanggung jawab kepada direktur organisasi.
Departementasi wilayah. Bila
organisasi beroperasi diwilayah-wilayah yang tersebar, maka Departementasi atas
dasar wilayah akan diperlukan. Kegiatan pemasaran yang beroperasi dibanyak
daerah dalam suatu negara sering dibagi menjadi kelompok-kelompok wilayah
dengan manajer pemasaran tersendiri (Area Manajer) untuk setiap lokasi.
Tipe organisasi
divisional ini mempunyai berbagai kebaikan dan kelemahan.
Kebaikan-kebaikan
antara lain: pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas
lebih baik, koordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan, karena ada pemusatan
kegiatan, beban manajemen pusat menjadi lebih ringan, karena ada pendelegasian
wewenang; dan pertanggung jawaban lebih jelas.
Sedangkan kelemahan-kelemahanya
antara lain: kepentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan, karena
kepentingan terpusat pada ukuran prestasi divisi; meningkatkan biaya
operasional organisasi, karena cenderung terjadinya kelebihan staff, duplikasi
sumber daya dan peralatan; dan mem persulit alokasi sumber daya dan konsistensi
kebijaksanaan.
4.
Rentang
Kendali adalah jumlah bawahan yang melapor kepada atasan. rentang ini merupakan
satu faktor yang mempengaruhi bentuk dan tinggi suatu struktur organisasi.
b.
Tiga
Dimensi Struktur Organisasi
1.
KOMPLEKSITAS
Kompleksitas
adalah Kompleksitas merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam
sebuah organisasi. mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam
organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat
pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat
sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
3 BENTUK
DIFERENSIASI :
Diferensiasi
Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan
orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat
pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam
organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin
kompleks pula organisasi tersebut.
Diferensiasi
Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat
diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar
pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi
pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top
manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
Diferensiasi
Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia
sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai
perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk
memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup
penyebaran jumlah dan jarak.
2.
FORMALISASI
Formalisasi
yaitu sejauhmana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan
prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Formalisasi
merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu
distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang
pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus
dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.Dengan
demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi.Formalisasi akan
diukur dengan menentukan apakah organisasi tersebut mempunyai manual mengenai
kebijakan dan prosedur, menilai jumlah keistimewaan peraturannya, melihat
kembali uraian pekerjaan untuk melihat tingkat kerumitan. Jika kita berbicara
mengenai formalisasi maka kita merujuk pada peraturan tertulis organisasi.
3.
SENTRALISASI
VS DESENTRALISASI
Sentralisasi,
merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu
titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya
sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan
sentralisasi yang rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam
Sentralisasi harus memperhatikan Sentralisasi hanya memperhatikan struktur
formal dan bukan dengan organisasi informal.
Hambatan
sentralisasi :
— Hanya
memperhatikan struktur formal.
— Memperhatikan
kebebasan dalam pengambilan keputusan.
— Konsentrasi
pada seseorang, unit atau tingkat.
— Kontrol
dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat
rendah.
Keuntungan
desentralisasi :
— setiap
manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi
— Dapat
menanggapi perubahan dengan cepat.
— Memberi
masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
— Memotivasi
pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.
— Memberi
peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan
sentralisasi :
— Keputusan
komprehensif yang akan diambil.
— Penghematan
dan lebih efektif
Dimensi Struktur
Tinjauan
mengenai struktur organisasi biasanya cukup memadai dengan menggunakan tiga
parameter yang telah di jelaskan di atas. Sebagian besar telah di bahas pada
bagian dua yaitu kompleksitas, formalitas, dan sentralitas.
- Berbagai
Fungsi Yang Melekat Pada Struktur Organisasi
Pengembangan
struktur organisasi formal bersangkutan juga dengan penyusunan
hubungan-hubungan yang terjadi dalam struktur. Hubungan-hubungan sebagai
fungsi-fungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci
sebagai berikut :
1.
Wewenang.
Arti wewenang (Authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah
orang lain untuk melakukan sesuatu.
2.
Kekuasaan.
Kekuasaan (Power) sering dicampur adukan dengan wewenang. Walaupun kekuasaan
dan wewenang sering ditemui bersama, tetapi keduanya berbeda. Bila wewenang
adalah hak untuk melakukan sesuatu, kekuasaan adalah untuk melakukan hal
tersebut.
3.
Tanggung
jawab. Tanggung jawab (Responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan
sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk
melaksanakan tugas untuk fungsi organisasi.
4.
Akuntabilitas.
Tidak seperti tanggung jawab, Akuntabilitas (Account-Ability) adalah faktor
diluar individu dan perasaan pribadinya. Bila seseorang manajer menghendaki
pertanggungjawaban untuk suatu kegiatan yang dilakukan bawahan dapat dinyatakan
akuntabilitas terjadi.
5.
Komunikasi
dalam Organisasi. Dalam organisasi formal, arus informasi mengalir secara
khusus. Struktur organisasi diharapkan dapat menjadi alat utama bagi komunikasi
formal ini. Komunikasi seperti pemberian perintah, permintaan akan suatu
informasi, dan penerangan tentang keputusan manajemen sering mengalir dari atas
ke bawah melalui tingkatan Organisasi.
6.
Hubungan
Lini dan Staff. Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang
disebut Hubungan Lini Dan Staff. Keduanya ini merupakan pendekatan yang berbeda
untuk menentukan Deskripsi wewenang dalam Organisasi.
7.
Rentang
Kendali. Yang dimaksud rentang kendali atau pengawasan (Span Of Control) adalah
beberapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh
seorang manajer atau atasan. Rentang Kendali sering disebut dengan
istilah-istilah span of supervision, span of authority, span of
management dan span of attention.
8.
Sentrailisasi
dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam
suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi.
9.
Rantai
wewenang scalar. Karena keseluruhan kegiatan organisasi dibagi-bagi dan
dikelompokan atas dasar fungsi, produk, wilayah dan sebagainya, dan karena
adanya saling ketergantungan diantaranya, maka kegiatan-kegiatan tersebut harus
diintegrasikan.
10.
Kesatuan
perintah. Satu aspek dasar struktur organisasi lainya (implicit dalam rantai
scalar) adalah “satu orang, satu atasan”. Ini berarti bahwa seseorang bawahan
hendaknya hanya menerima instruksi dari sumber tunggal. Kesatuan perintah
terutama dimaksudkan untuk memudahkan koordinasi.
11.
Ukuran,
yaitu jumlah anggota dalam organisasi
12.
Komponen
administratif, yaitu presentase total jumlah anggota yang menjalankan tanggung
jawab administratif.
13.
Spesialisasi,
yaitu jumlah kekhususan yang dilakukan dalam anggota.
14.
Standarisasi,
yaitu adanya prosedur prosedur untuk mengatur peristiwa atau aktivitas yang
bersifat berulang atau regular.
15.
Formalisasi,
yaitu sejauh mana aturan, prosedur, aturan dilakukan secara tertulis.
16.
Sentralisasi,
Konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
17.
Kompleksitas,
jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departeman.
18.
Integrasi,
kualitas kerja sama antara unit unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan,
atau rencana rencana dan umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasi unit
unit.
19.
Diferensiasi,
jumlah fungsi fungsi khusus yang di jalankan dalam organisasi, atau perbedaan
dalam orientasi kognitif dan emosional antara pada manager dari departeman yang
berbeda.
Model Desain Organisasi
Model desain
organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di
antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan
dan besaran satuan kerja.
1.
Desain
Organisasi Mekanistik.
Proses
kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
Proses motivasi
hanya menyadap motif fisik, rasa aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan
sanksi.
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan
cenderung terganggu tidak akurat.
Proses interaksi
bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan
metode departemental.
Proses
pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
Proses penyusun
tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi
kelompok.
Proses kendali
dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
2.
Desain
Organisasi Orgranik.
Proses
kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan
dan bawahan dalam segala persoalan.
Proses motivasi
berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
Proses
komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas
keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
Proses interaksi
bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi
tujuan dan metode partemental.
Proses
pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
Proses
penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan
sasaran yang tinggi dan realistis.
Proses kendali
menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian
diri.
Desain
organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara
terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik
atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit di
dalamnya.
Desain struktur
subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik dengan cara yang
konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yamg
lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang
lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.
Desain teknik
integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian
bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar
diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.
Implikasi Manajerial Desain dan Struktur Organisasi
Pengorganisasi
(organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur
organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki
dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern. Ada dua aspek
utama dalam organisasi yaitu departementasi dan pembagian kerja merupaka dasar
proses pengorganisasian.
DAFTAR PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar